За десятилетия у каждого накопилось большое количество чеков, документов, распечаток, квитанций и нужно уметь их правильно хранить, следить за истечением срока хранения и своевременно уничтожать лишнее содержимое, чтобы не испортить заполните ими весь дом.
Я записываю вопросы, которые меня часто беспокоят. Однажды я забыл точно, когда истек срок действия моего паспорта и визы. У всех членов семьи разные сроки действия для иностранцев. Мы собирались в отпуск, пришло время покупать билеты, и вот однажды — нельзя путешествовать с одним паспортом. Расскажу, как я поборол эту проблему дальше.
Организуйте бумагу и определите срок хранения
Поначалу, когда мы были вдвоем, без машины, квартиры и т д., все документы мужа и меня занимали одну тонкую папку и папку с квитанциями.
Прошли те времена, когда со временем количество документов превращалось в огромную папку, в которую нечего помещалось, и там все было размещено по порядку, а не по тематике. В итоге, чтобы куда-то пойти с документами, я сначала долго собирал нужные документы и перерыл все ячейки.
Теперь экономлю время — раскладываю все по тематическим папкам: недвижимость, здоровье каждого члена семьи в отдельной папке и т.д.
Возникает необходимость заказать финансово важные документы не только для того, чтобы вовремя найти нужные документы, но и избавить вас от необходимости платить пошлины и обходить все инстанции в разных частях города для их восстановления.
Я расскажу более подробно об анализе документов по срокам, чтобы вы могли сделать это и уничтожить ненужный контент.
У меня операция каждые шесть месяцев, может быть, один раз в год. Я всегда нахожу статьи, которые уже не актуальны и просто занимают место.
Откладываю все документы, у которых не истекает срок действия: СНИЛС, ОМС, свидетельства о рождении, ЕГРН, ИНН, свидетельство о браке и т д.
Для документов со сроком действия: Паспорта, загранпаспорта, визы, водительские права, банковские карты (временное автоматическое продление срока действия), страховка — создаю график в Google Календаре, где указываю срок действия документа и настраиваю уведомление для отправки. Получайте своевременные напоминания.
налоговая декларация. Лично я уже давно не сдаю все в бумажном виде, сдаю все в электронном виде. Хранить ее рекомендуется не дольше 7 лет, но скажу так: даже те отчеты, которые я пока подаю в бумажном виде, находятся в моем личном кабинете налогоплательщика. До осуществления оплаты я сохраняю все бумажные документы, необходимые для заполнения декларации: выписки, сертификаты, лицензии, договоры с организациями. Я собираю и храню их с начала до конца года, чтобы в январе нового года подать декларацию за предыдущий год.
Квитанция. Официально никто вам не скажет, как долго следует хранить квитанции за жилищно-коммунальные услуги и нужно ли это в современной реальности. Повторяется практически везде: в приложении приходит уведомление от банка. Однако срок исковой давности Гражданского кодекса все равно может защитить вас, если ваши права были нарушены. Согласно нормативам, срок исковой давности документов составляет 3 года. Например, банк или управляющая компания могут неожиданно взыскать с вас задолженность за этот период – не более трех лет. Чтобы доказать, что все расходы оплачены вовремя и вы свободны от долгов, вам необходимо поднять все свои доходы и платежи.
Лично у меня уже давно нет квитанции об оплате, так как я плачу удаленно и квитанции сохраняются в системе и их можно найти в записях транзакций. Мы также стараемся переводить бумажные квитанции в электронную форму и уведомлять об этом поставщиков услуг.
Однажды я ввел данные Единого лицевого счета (ЕЛС) плательщика из бумажной квитанции в платежную информацию в банковском приложении. Там я начал получать файлы электронных платежей, а остальное — удаленные платежи. Отпала необходимость в длительном хранении бумаги.
Квитанция из магазина. Бумажные чеки приходилось хранить от 14 до 31 дня, но сейчас по возможности все делается в электронном виде. Многие магазины уже спрашивают вас, хотите ли вы чек, и по возможности не распечатывайте его, поскольку при электронных платежах вся информация сохраняется в истории транзакций банковской системы. На более крупные покупки распространяется гарантийное обслуживание.
Но если вы подадите декларацию на возврат 13%, налоговая потребует чек в качестве подтверждения оплаты. Например, при покупке лекарств или самостоятельном приобретении реабилитационного оборудования. Вам также понадобится рецепт и справка от врача. В каждой конкретной ситуации есть свои тонкости.
Для облегчения работы налоговой мы создали тестовое приложение «Мои онлайн-чеки», в котором все электронные чеки, предоставленные магазином, автоматически сохраняются в системе. Это очень удобно, их больше не нужно хранить на бумаге.
Гарантийный талон и инструкция к устройству. Мы сохраним его до окончания гарантийного срока. Инструкции можно сохранить или легко найти в электронном виде в Интернете.
Повестки в суд, выдержки и другая информация хранятся не менее 1 года.
Ответы на запросы разных ведомств рекомендуется хранить в течение 3 лет или до тех пор, пока они актуальны для вас по конкретному вопросу.
Упорядочивайте документы и создавайте папки
Я создал для себя следующие подтипы папок.
- Домашняя папка всегда должна быть под рукой. Это включает в себя:
- российский паспорт;
- заграничный паспорт;
- водительское удостоверение;
- банка;
- СНИЛС;
- Свидетельство о браке/разводе;
- свидетельство о рождении ребенка;
- Свидетельство о регистрации ребенка по месту жительства (справка форма 8);
- Подтверждение инвалидности;
- Военный билет;
- Пенсионное удостоверение и т.д.
- рабочие документы и образование
- журнал работы;
- справка НДФЛ и 182н;
- рекомендательные письма по работе;
- Дипломы и сертификаты.
- Школы и детские сады, дополнительное образование:
- Характеристики детских школ;
- чеки на питание;
- Договор с разделом и квитанция об оплате.
- недвижимость
- Договор купли-продажи квартиры;
- Банковские документы (ипотечный договор);
- Правоустанавливающий документ (ЕГРН);
- объяснять.
- документы на машину
- ПТС (преимущественно в автомобиле и на хранении);
- Договор купли-продажи подержанных автомобилей (может потребоваться при подаче налоговой декларации).
- Медицинские документы (разделены на отдельные папки для каждого члена семьи)
- Полис обязательного медицинского страхования. Если полис электронный, можно сделать копию, чтобы было проще набирать номер полиса при вызове врача на дом или вызове скорой помощи;
- ИПРА (Индивидуальный план реабилитации) для людей с ограниченными возможностями;
- Выдержки из медицинских записей или частных посещений и свидетельств о вакцинации.
- банковские документы
- Соглашения с банками;
- кредитные и ипотечные договоры;
- Соглашение о картах, депозитах и ПИН-кодах.
- Налог
- Документы из налоговой инспекции, которые я собирал для подачи декларации за предыдущий год (справка из спортивного клуба, рецепт на лекарства, справка из медицинского учреждения об оказании платных услуг, договор на оказание образовательных услуг).
- Другие файлы (отдельная папка)
- Гарантия на оборудование;
- Переписка с различными ведомствами и органами;
- Счет за коммунальные услуги (квитанции и квитанции, если вы их сохраните);
- Папка с копиями (иногда ее приходится брать с собой, когда идешь в учреждение и копии документов обязательно потребуются, но там их не предоставят).
Если вы удобно все разложили по классификаторам или разделам, вам будет удобнее обрабатывать документ и вовремя находить все необходимые бумаги.
Варианты хранения
Дайте волю своему воображению здесь. Выбор будет зависеть от количества документов, внутренней отделки, возможных денежных затрат и других факторов. Многие варианты можно легко найти в продаже на рынках и в магазинах канцелярских товаров. Рекомендую вам обратить внимание на следующие варианты: Папки, Портфели, Органайзеры, Коробки, Сейфы.
Электронный тип файла
После того, как документы рассортированы, я делаю электронные копии документов. Это мне помогает, когда меня просят отправить что-то в электронном виде, необходимые документы у меня всегда под рукой; Мое приложение «Все документы». Там я тоже все классифицирую. По безопасности у меня нет вопросов. Даже если я ненадолго переключусь на другое приложение, приложение «Все документы» сразу же закроет вид. Вы можете найти альтернативы, отвечающие вашей безопасности, например облачное хранилище.
Я также добавила в заявление на национальную службу фотографии необходимых документов, они были оцифрованы и теперь у меня их не так часто спрашивают. Вкладка «Файл» — «Взять копию с собой» — Загрузить фотографии. Теперь вы можете добавлять паспорта, загранпаспорта, водительские права и военные билеты.
Я готовлю все документы, которые можно подготовить в электронном виде без распечатки. Например, ОСАГО и все виды страхования.
Я также сделал нотариально заверенные копии некоторых документов, оригиналов у меня с собой сейчас нет, поэтому не дай бог я их где-нибудь забуду и предъявлю по любому требованию. Например, вы можете создать нотариально заверенную копию своего свидетельства о рождении, что будет полезно для учреждений, предлагающих бесплатный или льготный прием для детей до определенного возраста. Презентация документа развеяла все сомнения по поводу возраста. Также очень удобно делать копии листков нетрудоспособности. Эта нотариальная услуга облегчает жизнь.
Основные ошибки при сортировке:
- Все члены семьи вынули свои документы, забрали их, не вернули и потеряли. Лучше знать, кто отвечает за хранение, и передать все файлы под его контроль.
- Выделите как можно больше времени в тишине, чтобы организовать свое хранилище и сосредоточиться на каждом документе.
- Создавайте максимально понятные классификации, чтобы не потеряться в недоразумениях относительно того, где лучше всего размещать документы. И в дальнейшем не тратьте время на усердный поиск его по каталогам.
- Минимизируйте количество файлов и вовремя уничтожайте ненужные и просроченные файлы.
Научиться правильно хранить финансовые документы может быть полезно каждому. Создав электронное портфолио и отметив важные даты замены или продления документов, вы сможете не только систематизировать свои документы, но и контролировать такие ситуации, как задержки при перерегистрации.
Надеюсь, вы приведете в порядок свои финансовые и семейные документы и не попадете в неловкую ситуацию.